Üniforman ne olursa olsun, daima arkadaşça bir gülüş takmalısın.
Bir resepsiyonist olmak gevşek bir iş değildir. Bir şirketteki en giriş seviyesi pozisyon olsa bile, iş belirli bir profesyonellik seviyesini korumanızı ve belirli kurallara uymanızı gerektirir. Resepsiyonist olarak çalışmayı düşünüyorsanız, aklınızda bulundurmanız gereken birkaç temel kural vardır.
misafirperverlik
Bir resepsiyonistin asıl görevi ziyaretçi almak ve onları binadaki uygun yere göndermek; Başka bir deyişle, resepsiyonistler işyeri için misafirperverlik ekibi olmalıdır. Bu ofise giren her kişinin gülümsemesini ve karşılanmasını içerir. Ayrıca “kapı bekçisi” olarak ne zaman harekete geçileceğini ve insanları çalışanlarını rahatsız etmekten alıkoymaktan ve ziyaretçilere izin vermeye ne zaman uygun olduğunu da içerir. Bunu iyi yapmak için, resepsiyon görevlisinin her bir kişinin iş akışını ve ihtiyaçlarını bilmesi gerekir.
Telefonlar ve Yazışmalar
Resepsiyonistler genellikle bir işyerine gelen telefon konuşmalarıyla ve bazen de genel e-postalarla ilgilenmekten sorumludur. Telefonla görgü kurallarını bilmeleri gerekiyor. Doğal olarak, bu, dostça ve misafirperver olmak, aynı zamanda bir çalışanın sesli postasına hangi çağrıların gönderildiğini ve hangilerinin doğrudan alıcıya bağlandığını bilmek anlamına gelir. Bu hassas mesele, resepsiyonistler ve personel arasında çok iyi yargı ve iletişim gerektirir.
Giydirmek
Genellikle bir müşterinin veya müşterinin gördüğü ilk kişi olduklarından, bir resepsiyonist için bir diğer önemli faktör onun kıyafetidir. Resepsiyonistlerin, ofisteki diğer çalışanlarla aynı profesyonelliği sağlamaları gerekir. İşçilerin takım elbise ve kravat taktığı bir hukuk firmasıysa, resepsiyonistin de aynısını yapması gerekir.
Sağduyu
Resepsiyonistler, tıpkı sekreter veya kişisel asistanlar gibi, çalışanlara veya bir işin yaptığı işe ilişkin pek çok hassas bilgiye özel olabilir. Bir çalışanın faaliyetleri veya çalışmaları hakkında konuşmanın uygun olup olmadığı ve ne zaman sessiz kalacağının ölçülmesi gerekir. Örneğin, diğer çalışanlar birinin hastalığının farkında olabilir, ancak bu tipik olarak bir resepsiyonistin, çalışanın nerede olduğunu sormak isteyen çağıran bilinmeyen bir kişiyle paylaşması gereken bir şey değildir.
