Genel olarak, İK departmanındaki bir kişi tıbbi kayıtlara erişebilir.
İnsan kaynakları personeli, çalışanlar hakkında çok fazla kişisel bilgi tutması için güvenilirdir. Birçok çalışma kaydı için kayıt tutma uygulamaları, ABD Çalışma, Ücret ve Saat Bölümü ve ABD Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu tarafından uygulananlar gibi federal yasalar tarafından zorunlu tutulmaktadır. Ancak, tıbbi durumunuzu ilgilendiren kayıtlar tamamen özeldir ve her zaman iş kayıtlarınızdan ayrı tutulmalıdır.
Çalışan Dosyaları
Çalışan dosyaları, Sosyal Güvenlik numaraları, acil durum irtibat adları, maaş ve ücret verileri, iş yetkilendirme belgeleri ve disiplin cezası ve iş performansı ile ilgili kayıtlar dahil olmak üzere, çalışanlar hakkında kişisel bilgiler içerir. Çoğu durumda, İK personeli üyeler departman faaliyetleri için çalışan dosyalarına rutin olarak erişir. İK personeli çalışan dosyalarını en iyi uygulamalara, federal ve eyalet kayıt tutma kurallarına göre tutmaktadır. Örneğin, ücret kayıtları Adil Çalışma Standartları Yasası kayıt tutma şartlarına tabidir.
Tıbbi bilgi
Performans değerlendirmeleri ve katılım kayıtları gibi istihdam bilgilerine ek olarak, İK departmanları bazı çalışanlar hakkında sağlık ve sağlıkla ilgili bilgileri tutar. İşçi tazminat talepleri veya devamsızlıktan tıbbi izin almak için işten ayrılan çalışanlar ayrı bir dosyada saklanması gereken bilgilere sahiptir. İK personelinin her çalışan için tıbbi dosyası olmayabilir, yalnızca işverenin kayıtları için tıbbi bilgi sunma nedeni olan çalışanlar olabilir. Bununla birlikte, her durumda, işvereniniz tıbbi bilgilerinizi standart istihdam bilgilerinden ayrı tutmalıdır.
ADA
ABD Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu, 1990 Engelli Amerikalılar Yasasını ve 2009 değişikliklerini uygulamaktadır. ADA, engelli çalışanlara veya engelli olarak kabul edilen çalışanlara yönelik ayrımcılığı yasaklar. Bir sakatlık için herhangi bir konaklama talebinde bulunmak zorundaysanız, işvereninize tıbbi bilgi vermiş olabilirsiniz. Bilgiye açık erişim ADA'nın gizlilik hükümlerini ihlal edebileceğinden, bu kayıtlar ayrı bir dosyada tutulmalıdır.
HIPAA
Yaygın bir yanılgı, tüm işverenlerin Sağlık Bilgi Taşınabilirliği ve Hesap Verebilirlik Yasası veya HIPAA'da belirtilen kurallara dayanarak ayrı tıbbi dosyalar tutmaları gerektiğidir. Gerçekten de, bazı işverenlerin, çalışanların sağlık bilgilerinin gizliliğini HIPAA düzenlemelerine göre sürdürmeleri zorunludur, ancak bu yalnızca bir grup sağlık sigortası planı kapsamındaki çalışanları ve kendi kendine sigortalı işverenleri kapsayan işverenler için geçerlidir.
FMLA
Aile ve Sağlık İzni Yasası uyarınca işten zaman ayırmışsanız, işvereninize sağlık durumunuz hakkında bilgi vermiş olma ihtimaliniz vardır. İşverenlerin FMLA eksikliklerini onaylamaları için gereken belgeler doktorunuzdan teşhis, tedavi planı ve prognozu içeren bilgilerin onaylanmasını içerir. Tüm bu bilgiler ayrı bir tıbbi dosyada tutulmalı ve yalnızca ofisiniz için FMLA koordinatörüne erişilebilir olmalıdır.
giriş
Tamamen kadrolu bir İK departmanında, genellikle ADA, FMLA, sağlık sigortası ve birçok durumda işçi tazminat talepleriyle ilgili çalışan sorunlarını ele alan bir sosyal yardım yöneticisi veya sosyal yardım uzmanı bulunur. İK departmanındaki çalışanların çoğu istihdam dosyalarınıza erişebilse de, yalnızca bir İK sorumlusu tıbbi bilgilerinize erişebilir. Çalışanların tıbbi kayıtlarına erişimin sınırlandırılması, gizliliğinizin korunmasına yardımcı olur ve kişisel tıbbi bilgilerinizin, bilmesi gerekmeyen personelin ellerine geçmeyeceğinin garantisini verir.
