İletişim, proje yönetimi asistanlığı rolündeki en kritik görevdir.
Her proje yöneticisi, meslekte bir yerden başlamalı ve genellikle proje yöneticisi yardımcısı rolündedir. Bir asistan daha küçük projeler için tam sorumluluğa sahip olacaktır, ancak daha büyük projelerde, yönetim işlerinin çoğunu üstlenerek asıl proje yöneticisine yardımcı olacaktır. Ancak küçük ve büyük projeler arasında, belge yönetiminden ileri planlamaya kadar tüm proje yönetimi görevlerinde tam tecrübe kazanacaktır.
Planlama
Daha büyük projeler üzerinde çalışırken, kaynakları, programları ve bütçeleri planlamada müdüre yardım edecektir. Bu, planla ilgili verilerin toplanmasını, geliştirilmesini ve analiz edilmesini ve proje yöneticilerinin ekip için hedefler belirlemelerine yardımcı olabilir. Asistan ve baş yöneticiler, müşteriyle görüşmek üzere parametreler olan projenin zamanını, parasını ve kapsamını dengelemek için işbirliği yapacaklar. Bir asistan olarak, erken planlamanın kesintileri önlemeye yardımcı olacağını ve hattın ilerleyen kısımlarındaki gecikmeleri öğreneceğini öğrenecektir. Asistan, proje ekibiyle yakın çalışır ve daha sonra projede beklediği engelleri geri bildirmede önemli bir role sahiptir.
İletişim
İngiltere Proje Yönetimi Birliği'ne göre, iletişim mesleğin en kritik görevidir. Bir iletişimci olarak, asistanın rolü projenin başarısı için önemlidir. Müdür, müşteri veya üst düzey yönetici ile proje hedefleri belirler. Daha sonra bu hedefleri belgeleyecek ve yardımcıları vasıtasıyla proje ekibine ileteceklerdir. Projedeki gecikmeleri müdürüne geri bildirirse, belgelenen hedefler, müşteri ile görüştükten sonra proje yöneticisi tarafından güncellenecektir. Asistan ayrıca programları, bütçeleri, kayıtları ve proje belgelerini de güncelleyecektir.
Takım Yönetimi
Küçük projeler üzerinde çalışırken, Çalışma İstatistikleri Bürosu'nun ekibine “görünür bir varlık” dediği şey olacak ve onlarla yakın ilişki içinde olacak. Herhangi bir yönetici gibi ekibini motive etmesi ve işlerin program ve bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlaması gerekir. Ayrıca, diğer yöneticilerin aksine onun personeli her yeni projeyle değişecek. Personeli, pazarlama ya da BT ya da satış olabilecek farklı becerilere sahip olacak ve asistanın bir diğer görevi de, tüm bu çalışmaları tek bir başarılı projede bir araya getirmesi olacak. Son olarak, takımdaki personel atamalarına karar verme rolünü üstlenecek ancak daha büyük projelerde kadrolaşma konusundaki nihai karar müdürle birlikte olacak.
Kalite kontrol
Etkin ekip sorumlusu olarak, asistanın ekibinin çalışma kalitesini korumalıdır. Görevlerinden biri proje değerlendirmesine kalite incelemeleri ve kontrol kontrolleri oluşturmak olacak. Başka bir kalite kontrol önlemi olarak, ekip üyelerinin birbirlerinin çalışmalarını kontrol ettiği bir meslektaş değerlendirme sistemi tasarlayıp yönetebilirdi. Bir başka en iyi uygulama, sürekli bir iyileştirme programı uygulamak ve yönetmektir.
