Sık erişmeniz gereken şeyleri saklamak için renk kodlu bağlayıcıları kullanabilirsiniz.
İster kariyerinize yeni başlıyor olun, ister emekliliğe doğru yol alıyorsanız, muhtemelen ofis karmaşasının hızlı bir şekilde birikebileceğini zaten biliyorsunuzdur. Ofis dosyalarınızı ve klasörlerinizi organize etmek için nispeten kısa bir süre harcayarak, anında ihtiyacınız olduğunda işleri daha hızlı alabilirsiniz. Ayrıca, daha temiz bir ofise sahip olacaksınız - odaklanmış ve üretken kalmanıza yardımcı olabilir.
Bir şeyleri zorunluluk sırasına göre sıralayın. Her gün erişmeniz gereken şeyler için bir yığın, arada sırada erişmeniz gerekenler için bir yığın ve etrafta tutmanız gereken ancak nadiren erişmeniz gereken şeyler için bir yığın oluşturun.
"Her gün" ve "ara sıra" yığınları renk kodlu bir dosyalama sistemine ayırın, organizasyon firması Smead Organomics'e tavsiyede bulunun. Bu, işleri kategoriye göre sıralamayı ve ardından her kategori için bir renk vermeyi içerir. Örneğin, mor müşteri dosyalarınız olabilir, yeşil finansal dosyalarınız olabilir ve mavi yasal dosyalarınız olabilir. Uygun renkli sekmeyi veya etiketi bir klasöre veya dosya çekmecesine yerleştirin ve ardından ilgili belgeleri bu klasörlere veya dosyalara yerleştirin.
Renk kodlu "her gün" dosyaları çalışma alanınıza çok yakın tuttuğunuz bir dosya dolabına yerleştirin. Sahip olduğunuz dosya ve kategori sayısına bağlı olarak, her kategori için bir çekmece atayabilirsiniz. Dosyayı dosya dolabınıza yerleştirirken, mümkünse dosyayı alfabetik olarak sıralayın. Örneğin, mor müşteri çekmecenizde, "A" dosyalarını öne yakın bir yere yerleştirip geriye doğru çalışarak dosyaları müşterinin soyadına göre alfabetik olarak işaretleyin. "Her gün" dosyalarını sıralayıp yerleştirdiğinizde, "ara sıra" dosyalar için de aynısını yapın, bunları çalışma alanınızın yakınındaki başka bir dosya dolabına yerleştirin.
Her çekmecenin dışına renk kodlu bir etiket yerleştirin ve çekmecenin içeriğinin kısa bir açıklamasını etiketin üzerine yazın. Hem "her gün" hem de "ara sıra" bölümler için, en az bir çekmeceyi boş tutun, böylece yeni belgeleri ortaya çıktıkça koyacak yerleriniz olur.
Renk kodlu sistemi kullanarak, nadiren erişmeniz gereken öğeleri sıralayın. Daha fazla dosya dolabınız varsa, dosyaları üçüncü bir dosya dolabına yerleştirebilirsiniz - dosya kutuları da uygun olduğundan, bu dosyaları çok sık çevirmek zorunda kalmazsınız. Her kutunun dışına renk kodlu bir etiket yerleştirin ve ardından kutuları bir depolama konumuna yerleştirin.
Her altı ayda bir, her bir dosya kutusunu sıraladığınızda ve artık ihtiyaç duymadığınız belgeleri parçaladığınızda veya geri dönüştürdüğünüzde bir zaman belirleyin. Sektörünüze bağlı olarak, dokümanları imha etmeden veya elden çıkarmadan önce belli bir süre saklamanız gerekebilir. Endüstrinizi düzenleyen yasaları takip edin ve bir sıralama ve elden çıkarma programı oluşturmak için bu yönergeleri kullanın.
"Her gün", "ara sıra" ve "rastgele" öğelerin yanı sıra ofise gelen belgeleri sıralamak için "devam eden çalışma" tepsisi için gelen kutusu tepsilerini alın ve etiketleyin. Her günün sonunda - veya haftada en az bir kez - bu tepsileri sıralayarak, evrakları dosya dolabına veya ait olduğu kutuya yerleştirerek birkaç dakika geçirin.
İhtiyacınız olacak ürünler
- Dosya dolabı
- Dosya klasörleri
- Dosya kutuları
- Renkli etiketler
Bahşiş
- Dosyalama sisteminizle ilgili bilgileri çalışan el kitabınıza veya yeni çalışan eğitiminize ekleyin, böylece ofisine gelen her yeni insan derhal ofisinin organizasyonuna katkıda bulunabilsin.
