Buradaki zorluk, nezaret etmeden gerçek bir kadro problemini göstermektir.
Şirketiniz diğerleri gibi ise, muhtemelen kaynaklarından, özellikle de çalışanlarından faydalanmayı öğrenmiştir. Bu beceri, iyi ekonomik zamanlarda, özellikle de çalışanların fazladan saatler çalışmaya veya görev tanımlarının ötesinde görevler yerine getirilmeye çağırılmaya çalışıldığında, bir zorunluluk olabilir. Ancak şartlar bir kriz noktasına ulaştığında, yönetimin ek personelin gerekli olduğu gerçeğiyle yüzleşmesinin zamanı gelmiştir. Bir yönetici olarak, göreviniz sorunu gerçek ve dürüst bir şekilde sunmak ve ek personelin kısa personel olma sorununu nasıl çözeceğini göstermektir. Ek personel ihtiyacını makul ve ikna edici bir şekilde haklı çıkarabilirseniz, zamanla üstlerinizden sallanabilmelisiniz.
Mektubunuzu, hem işinizde hem de niyetinizdeki koşulları özetleyen net ve özlü bir ifadeyle açın. Örneğin, “Bildiğiniz gibi, ABC Şirketi son altı aydır müşterilerinde hızlı bir artış yaşamıştır. Bu durum şirketin mali geleceği için iyi şeyler ifade etse de, aynı zamanda ek personelin işe alınmasını talep etmeme neden olan personel üzerinde aşırı bir baskı yarattı. ”
İşletmenin mevcut kadrosu nedeniyle karşılaştığı sorunları tanımlayın. Okuyucunuzun görselleştirebileceği sorunların “resmini çizen” birkaç zamanında örnek kullanın. Müşteri şikayetleri üst yönetime dikkat çekmekle yükümlüdür, bu yüzden varsa bunları belirtin. Ek personel bulmak için durumunuzu ortaya çıkarmak için belgelenmiş arızalara, hatalara ve kaçırılmış fırsatlara güvenin.
Kısa kadrolu personelin gerçek ve canlı olarak uzun vadeli sonuçlarını ortaya çıkarın - ancak abartmayın. Mevcut personeli önceki ve daha optimal personel düzeyleri ile karşılaştırmak isteyebilirsiniz, ancak dikkatlice ve diplomasi ile ilerleyin. Çift tonlu bir tonu koruyun; alaycı kışkırtmayın ya da “saçma bir durum” veya “gerçekleşmeyi bekleyen bir tren kazası” gibi çarpıcı referanslar yapmayın.
Mevcut personelinizin çabalarını takdir ederek sorununun nedeni olarak görülmelerini sağlayın. Başka bir deyişle, talebe ayak uydurmak için ellerinden gelenin en iyisini yaptıklarını ancak “şirketin üstün müşteri hizmeti ve memnuniyetini sağlama konusundaki yüksek beklentilerini karşılamak” için yardıma ihtiyacı olduğunu söyleyin.
Çözümünüzü önerin. Bir tam zamanlı çalışanı işe almak ideal bir çözüm olacaktır, öyle söylüyorlar. Ancak yarı zamanlı bir staffer yeterliyse, bunu da mutlaka söyleyin. Üst yönetim, isteğinize nihai bir karar vermede dürüstlüğünüzü ve güvenilirliğinizi ölçecektir.
İsteğinize herhangi bir itiraz bekleyin. Büyük olasılıkla, para olacak - her zaman gezinmek için zor bir konu. Açıkça bir noktaya itiraz ederek itiraza karşı koyma: ek bir personelin şirketin parasına mal olacağını fark ederken, hamlenin şirket için daha yüksek kazançlar ve daha fazla müşteri memnuniyeti ile sonuçlanacağı anlamına geliyor.
Üst yönetimin, şirketin kalbindeki çıkarlarını en iyi şekilde kullanmasını sağlayan duygusal bir çekicilik oluşturun. Örneğin, şirkete yıllarca vereceğiniz hizmetin üzerine gelin ve başarısına devam eden bağlılığınızı vurgulayın. Bu durumda, ek personel işe almanın bu uzun ömür ve başarının sağlanması için “kritik” veya “önemli” olduğunu söyleyebilirsiniz.
Alıcının zamanı ve düşüncesi için teşekkür ederiz. İsteğinizin yanı sıra, alıcının aklındaki “alternatif çözümler” hakkında görüşmeyi teklif edin.
Yazım, dilbilgisi ve özellikle de ton için mektubunuzu dikkatlice okuyup düzenleyin.
Bahşiş
- Ek personel için bir talep yazmak, esasen ikna edici bir itirazda bulunmaya eşdeğerdir. Bazı duyguları çağırmalısınız, ancak sözlerinizi gerçekçilikle temkinleyin, güvenilirliğini yitirmek için. Bunu göz önünde bulundurarak, çalışma ortamınızı olduğu gibi gösterdiklerinden emin olmak için sözcük seçimlerinizi dikkatlice inceleyin.
