İletişim politikaları gizli verilere yetkisiz erişimi önlemeye yardımcı olur.
Şirketinizin dizüstü bilgisayarı kaybolur veya çalınırsa, yalnızca değiştirme maliyetinden daha fazla risk altındadır. Dizüstü bilgisayarlar ve diğer mobil cihazlarda bulunan gizli şirket dosyaları, dosyalar yeterince korunmazsa tehlikeye girebilir. Şirketleri bu tür kayıplardan korumak için teknoloji ve iletişim politikaları mevcuttur. Aynı zamanda şirketleri ve çalışanları da tacizin olumsuz etkilerinden korurlar. Şakalar, dosyalar veya taciz edici veya etik dışı olduğu düşünülen bağlantılar dağıtmak için şirket e-postasını kullanan çalışanlar, şirketlerin hissedar güvenini, çalışanların güvenini ve pazar payını kaybetmesine neden olabilir. Etkin politikalar, çalışanları yasal, etik ve diğer risk faktörleriyle ilgili olarak teknolojinin ve iletişim araçlarının doğru kullanımı konusunda bilgilendirir ve eğitir.
Çalışan Farkındalığı
Etkili politikalar, çalışanlara tüm bilinen riskleri azaltmak için ne yapmaları gerektiğini bildirir. Ancak, sadece bir politika yazmak yeterli değildir. Çalışanların politikanın varlığından haberdar edilmesi gerekir. Ayrıca niyet ve içerik konusunda eğitilmeleri gerekir. Politikalar eğitim programlarıyla birlikte yayınlanmalı ve eğitim periyodik olarak güncellenmelidir. Yeni işe alımlar tipik olarak bir oryantasyon veya uçağa binme işlemi sırasında eğitilecektir. Politikalar güncellendiğinde veya periyodik olarak tüm çalışanlar yeniden eğitilecektir.
Politika İçeriği
Politika içeriği basit cümleler ve ortak kelimeler içerdiğinde, politika çalışanların çoğuna ulaşma şansını artırır. Bu, özellikle bazı çalışanlar için İngilizcenin ikinci bir dil olabileceği çok kültürlü işyerleri için geçerlidir. Kullanılabilir bir en iyi uygulamalarla işyerine geçiş yapmak için bir politika tasarlanmalıdır. Çalışanlara yapılması gereken veya yapmaması gereken özel eylemler söylenmelidir. Çalışma talimatlarında veya eğitim materyallerinde örnekler vermek, her bir eylemle ilgili koşulları netleştirmeye yardımcı olur. Yorum için yer olmamalıdır.
Sanal Ofisler
Politikalar, sanal ofislerdeki meslektaşlarından ayrı olanlar da dahil olmak üzere tüm çalışan durumlarını ele almak için tasarlanmalıdır. Tüm teknoloji tabanlı iletişimler üç temel güvenlik ilkesine uymalıdır: gizlilik, bütünlük ve bilgilerin kullanılabilirliği. Bu ilkelerin her biri, bir çalışanın yalnızca şirket ağı içinde iletişim kurup kurmadığı veya şirket ağına ev tabanlı veya başka bir Internet bağlantısından bağlanıp bağlanmadığı konusunda korunmalıdır. Tüm şirket verileri, gizliliğini ve bütünlüğünü daha da desteklemek için şifrelenmelidir.
E-posta ve Anlık Mesajlaşma
E-postaya özgü politikalar, dava ve uyumluluk konularını desteklemek için örgütsel gereksinimlere ilişkin tutma sürelerini hesaba katmalıdır. Kılavuzlar, ekler için kabul edilebilir dosya türlerini tanımlamalı ve gizliliği sağlamak için hassas iletişimin farklı iletişim kanalları kullanılarak ne zaman iletileceğini tanımlamalıdır. Çalışanlar e-posta gerçekleştirmek için yapılmalı ve anlık mesajlaşma, sosyal ağları desteklememek için iş verimliliğini artırmak için tasarlanmıştır. Çalışanların şirket ağları ve teknolojileri kullanılarak yapılan iletişimin incelenebileceğini fark etmelerine yardımcı olmak için, politika yönergeleri kabul edilebilir dil ve terminoloji ile birlikte profesyonel davranışları ele almalıdır.
