Elektronik bir dosyalama sistemine sahip olmak, gereksiz hayal kırıklığını önleyebilir.
E-postalar, fotoğraflar ve belgeler arasında, günümüzde kullanılan elektronik medya miktarı, elektronik olarak neredeyse her şeyin kaydedilmesini ve erişilmesini mümkün kılmaktadır. Ayrıca, birçok kişinin daha önce sahip olduklarından çok daha fazla belge ve dosyaya sahip olduğu anlamına gelir. İhtiyacınız olan bilgilere hızlı ve kolay bir şekilde erişilmesini kolaylaştırmak için, herkesin kendi ihtiyaçlarına uygun bir elektronik dosyalama sistemine sahip olması önemlidir.
Hakkımızda
Elektronik bir dosyalama sistemi, dosya ve belgeleri bir bilgisayarda, ağda veya e-posta hesabında bilgiye erişmeyi ve almayı kolaylaştıran bir yöntemdir. Bilgisayarlar, elektronik bir dosyalama sistemi için kolayca kurulur, bir kullanıcının kesin ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilecek belgeler, fotoğraflar, videolar ve diğer ortamlar için bir dizi klasör. Kullanıcılar, birden fazla organizasyon düzeyi oluşturmak için gereken sayıda klasör ve alt klasör oluşturabilir.
Önem
Verimli bir elektronik dosyalama sistemine sahip olmamanın en büyük dezavantajlarından biri verimlilik kaybıdır. Yinelenen dosyalardan eski belgelere, iz bırakmadan kaybolmuş görünen hatalı adlandırılmış dosyalara, elektronik bir dosyalama sisteminin olmaması iş dünyasında büyük hasara yol açabilir. Evde bir sisteme sahip olmak da önemlidir, özellikle çok fazla dijital fotoğraf çekiyorsanız veya önemli sigorta veya vergi belgelerini elektronik olarak kaydederseniz.
Dosyalama Sistemi Nasıl Oluşturulur
Elektronik bir dosyalama sistemi oluşturmanın en önemli adımı, bir bireyin veya işin ihtiyaçlarını karşılayan bir sistemi planlamak için zaman ayırmaktır. İşlem sırasında, organize edilmesi gereken dosya türlerini ve bunlara nasıl erişeceğinizin haritasını çıkarın. Bir dosyalama sistemi oluşturmanın doğru ya da yanlış bir yolu yoktur, ancak mantıklı ve tutarlı olmalıdır.
Dosyaları Adlandırma
Verimli bir elektronik dosyalama sistemi oluşturmanın önemli bir parçası yararlı dosya adlarını kullanmaktır. Genellikle satınalma siparişleri veya çekler gibi sayısal olarak aranan öğeler için, dosya adına ilgili sayıları dahil etmek istersiniz. Aynı şekilde, yayınlar, bültenler veya kişisel mektuplar gibi belgeler, ilgili konu adlarının dosya adında olduğu alfabetik bir dosyalama yapısında saklanmalıdır.
uyarı
Elektronik bir dosyalama sistemine sahip olmak, yalnızca depolandıkları bilgisayar veya ağ düzgün çalıştığında yararlı olur. Bir bilgisayar çökmesi veya elektrik kesintisi olması durumunda, verilerinizi harici bir sabit disk, disk veya sanal sunucuya yedeklemeniz çok önemlidir. Bir yedekleme sistemi devreye girdikten sonra verilerinizi korumak için bir program oluşturun. Büyük şirketlerde, bu birkaç saatte bir sıklıkta olabilir.
