Toplantının konusu eğlenceden az olsa bile, biraz eğlence ile başlayın.
Sıkıcı bir iş toplantısı sonsuz bir şekilde uzayabilir. Bir toplantı planlamaktan sorumlu sizseniz, toplantıyı olumlu ve hatta eğlenceli bir şekilde açarak daha az acı verici hale getirin. Organize olun ve ruh halinizi hafif tutun. Bir toplantı olumlu bir notla başladığında çok daha fazla iş yaptığınızı görebilirsiniz.
Bir mermi noktası veya anahat biçiminde tartışacağınız konuları açıklayan toplantı için bir gündem oluşturun. Eğer uygunsa, her bir konu için ne kadar zaman harcayacağınızı detaylandırın, böylece bir tartışmanın ortasında gündemdeki bir sonraki maddeye geçmeniz gerekiyorsa insanlar şaşırmaz. Gündemi, toplantıdan bir veya iki gün önce katılımcılara e-postayla gönderin. Gündemin kopyalarını yazdırın ve insanlar toplantı odasına girerken dağıtın.
Toplantıya belirlenen saatte herkese orada bulundukları için teşekkür ederek başlayın. Toplantıya belirlenen süreden birkaç dakika sonra başlamayı gerçekten seçebilirsiniz, böylece saldırganlar içeri girerken sizi kesmez.
Toplantının büyüklüğü izin veriyorsa, katılımcıların kendilerini tanıtmasını sağlayın. Bir düzineden fazla kişiyle toplantı yapıyorsanız, tüm grup için tanıtımlara izin vermek çok zaman alabilir; Bu durumda, kişilerin kendilerini masasında bulunan insanlarla tanıştırmasını veya katılımcılara ad etiketleri sunmasını isteyin.
Toplantıdan önce herkesin gevşemesini sağlamak için bir buz çözücü faaliyette bulunun. Buzkıran, toplantının konusuyla ilgili olmalıdır. Örneğin, şirketteki insanlar için çeşitli roller üstleniyorsanız, örneğin diğer çalışanlardan iş arkadaşlarının rollerini tanımlamasını istediğiniz bir aktivite yapın. Toplantı, şirket için yeni fikirler üretmeye yönelikse, ekip üyelerinizden ısınmalarını, en iyi dondurma böreği devirmeleri veya bununla başlayabilecekleri tüm şehirler gibi önemsiz bir şey için beyin fırtınası yapmalarını isteyerek uyarın. belirli bir mektup.
Gündemi gözden geçirerek, herkesin ne olacağını ve ne olacağını anlamasını sağlayın. İdeal olarak, toplantıya "yeni iş" veya geri bildirim için bir süre ayıracaksınız, böylece katılımcılar endişelerinin giderilmesi için zamanlarının olacağını biliyorlar.
Bahşiş
- Kahve, çay ve atıştırmalıklar sunmak, toplantı katılımcılarının kendilerini rahat hissetmelerini ve toplantı sırasında odaklanmalarını sağlamak için iyi bir yoldur. Serinletici içecekler sunarsanız, onları kolayca erişebilecekleri bir yere koyun ve toplantı sırasında dikkatinizin dağılmasına neden olmayacak. Ayrıca, toplantı sırasında insanlara "oynamaları" için bir şeyler önerin, toplar veya duyuları birleştiren yumuşak oyuncaklar gibi, iş toplantısı danışmanı Bernie DeKoven'ı önerir.
