Kapak mektupları önemli bir profesyonel nezakettir.
Anketler, bir iş sahibine hayati bilgi sağlayabilir ve müşterilerin yüz yüze paylaşmakta tereddüt edebileceği konusunda içgörü sağlar. Bir müşteri anketi hazırlamak için zaman harcadıysanız, müşterilerinizi tamamlamaları için bir kapak mektubu yazmak için biraz daha zaman ayırmak istersiniz. Mektubunuzu kısa ve açık tutun; sonuçta, müşterilerinizin anketi tamamlamak için zamanlarının çoğunu harcamalarını istiyorsunuz. Hepsinden önemlisi, geri bildirimlerinin değerini ve zamanını takdir ettiğini vurgula.
Alıcıyı, iş yerinizde selamlıyor olsaydı, aynen yaptığınız gibi selamlayın. Kişisel olmayan “Sayın Değerli Müşteri” yerine “Sayın Bayan XX” veya “Sayın Nancy” kullanın. Her mektuba isim vermek daha fazla zaman alır, ancak müşterinize daha gerçek bir değer verir.
Mektubunuzu yazılı olarak amacınızı belirten samimi bir notla açın: “Saygın bir müşteri olarak (işinizi adlandırın), ekteki müşteri anketini tamamlamak için birkaç dakikanızı ayırarak size daha iyi hizmet etme çabalarımı yönlendirmeye yardımcı olabilirsiniz.”
Anketin sizin için neden önemli olduğunu ve müşteriden neden katılmasının istendiğini açıklayın. Yazarlar ve pazarlamacılar bu ifadeye sık sık duygusal bir itiraz olarak atıfta bulunurlar, çünkü müşteriden isteğinize aynen yanıt vermesini ister. Örneğin, “Biz (işinizi adlandırırız) üstünlüğü sağlamak için her gün çok çalışıyoruz (ürün veya hizmetleri adlandırın) diyebilirsiniz. Ancak, nasıl geliştirebileceğimizi bize açıklamak için sizin gibi müşterilerin dürüst görüş ve fikirlerine güveniyoruz. Bu ruh hali içinde, anketi tamamlayarak en iyi niyetlerimize yardımcı olacağınızı umuyoruz. ”
Müşterinin dikkatini ankete yönlendirmek, ne kadar sürede tamamlaması ve size nasıl iade edilmesi gerektiği konusunda yönlendirin. Katılımı teşvik etmek için damgalanmış, kendinden adresli bir zarf yerleştirin.
Anketi tamamladığınız için teşekkür olarak verebileceğiniz özel prim veya küçük hediyelere bakın. Ayrıca, müşteriden mektubu veya zarfı - bir izleme kodu içermesi gereken - getirmesini teşvik edebilirsiniz, böylece anketin gerçekten tamamlandığını doğrulayabilirsiniz.
Mektubu, müşterinin zamanına ve “iyi fikirlere” şükran duyduğunuzu ifade ederek kapatın. Ardından, belki de “beklentilerini karşılamak ve aşmak için çok çalışacağınızı” söyleyerek, işinize olan bağlılığınızı sürdürdüğü için teşekkür ederiz.
Mektubunuzu daha gayrı resmi “En iyi dileklerimle” yerine “Saygılarımızla” gibi resmi bir kapanışla bitirin.
Yazmadan önce mektubunuzu düzeltin ve düzenleyin.
Bahşiş
- Tüm pazarlama çalışmalarında olduğu gibi, anketinize verilen yanıtı posta zarfına veya mektuba özel bir kod koyarak izlediğinizden emin olun.
