Açık prosedürler çalışanların ipleri öğrenmesine yardımcı olur.
Kuşkusuz, herkes onlardan ne beklendiğini bilirse, bir işyerinin daha sorunsuz çalıştığını unutmayın. Bir güvenlik prosedürü veya işin günlük işletimi ile ilgili bir görevi yerine getirme talimatı olsun, anlaşılması ve takip edilmesi kolay olan bir prosedür yazın. Bu, prosedürleri adım adım ve bazen de tahmin edebileceğinizden daha temel bir şekilde tanımlamanızı gerektirebilir.
Görevin adımlarını yavaş ve dikkatli bir şekilde gözden geçirin ve işlemin her aşaması hakkında not alın. Yazmaya başlamadan önce prosedürü öngörerek, çeşitli adımlarda yer alan detaylarla ilgili hafızanızı tazeleyeceksiniz. Şu anda, mevcut tüm politika malzemelerini de gözden geçirin, bu nedenle şirketin genel politikaları aklınızda yeni.
Prosedür için "beş W" yazınız - prosedür sayfasının başına kim, ne, ne zaman, nerede ve niçin -. İyi çalışan bir prosedür el kitabı için, insanlara prosedürü kimin yapması gerektiği, prosedürün neyi gerektirdiği, ne zaman yapılması gerektiği, nerede yapılması gerektiği ve kişinin neden yaptığı hakkında kısa bir açıklama yapın. . Basitleştirin ve sayfanın en üstüne "Kim:" yazın. Görevi tamamlayacak kişinin veya kişilerin adını yazın. Satır atla ve "Ne" yaz. “Ne” ile ilgili bilgileri ekleyin, sonra “Ne Zaman” a gidin ve böyle devam edin. “Nasıl” - genellikle prosedürlerde altıncı bilgilendirme sorusu olarak yer alır - gerçek prosedür talimatları olacaktır.
Rakam "1" yazın ve sonra bir kişinin görevi tamamlamak için yapması gereken ilk şeyi yazın. Herhangi bir temel işlevi gözden kaçırmayın; örneğin, birinin kutudan bir şey çıkarması gerekiyorsa, önce kişiden kutuyu açmasını istemeniz gerekir. Doğrudan, işlem yapılabilir ve pasif olmayan bir dil kullanın. Birinin bir görevi tamamlaması gerekiyorsa, "kutunun açıldığından emin olmamalarını", örneğin "kutuyu açmasını" söyleyin.
"2" rakamını yazın ve görevi tamamlamak için bir kişinin yapması gereken ikinci şeyi yazın. Bir satır atlayın ve bir "3" yazın ve görevi tamamlamak için gereken kadar adımları kullanarak üçüncü şeyi tanımlayın.
Numaralandırılmış bölümü gözden geçirin ve çizimler veya fotoğraflar gibi görsellerin okuyucunun talimatları daha iyi yerine getirmesine yardımcı olup olmayacağını belirleyin. Öyleyse, numaralandırılmış her adıma karşılık gelen fotoğraf veya çizimleri toplayın ve ekleyin.
Birkaç iş arkadaşınızdan, belirtildiği gibi adımları tamamlamalarını isteyin. Onlara yalnızca talimatların söylediklerini yapmalarını ve ana hatlarıyla belirtilmeyen hiçbir işi tamamlamamalarını söyleyin. Bu şekilde, talimatlarınızda daha fazla ayrıntı girmeniz gereken yerler olup olmadığını belirleyebilirsiniz. İş arkadaşlarınızdan şikayetler veya önerilerle ilgili geri bildirimde bulunmalarını isteyin ve prosedürü değiştirmek için bu geri bildirimleri kullanın.
Bahşiş
- Prosedür sayfasının üstüne veya altına bir tarih ekleyin, böylece okuyucularınız prosedürün ne zaman oluşturulduğunu bilirler. Bu, prosedürleri belirlediği için yeni politikalar uyguladığınızda yararlıdır ve prosedürlerin yeni politikalarla eşleşmesi için güncellenmesi gerekip gerekmediği konusunda size daha iyi bir fikir verir.
